Co znamená zkratka WMS?
Zkratka WMS pochází z anglického Warehouse Management System, tedy systém pro řízení skladu.
Důležité je právě slovo řízení.
Jednoduchá skladová evidence může říkat:
Produkt A: 150 ks skladem.
WMS dokáže pracovat s mnohem podrobnější informací:
Produkt A: 150 ks skladem.
80 ks je na pozici A-02-03.
50 ks je na pozici B-01-04.
20 ks je rezervovaných pro objednávky.
Část zásoby patří do šarže 240517.
Při příštím výdeji mají být přednostně použity kusy s nejbližší expirací.
A hlavně: systém podle těchto informací dokáže řídit další práci skladu.
Jaký je rozdíl mezi skladovou evidencí a WMS?
Skladová evidence odpovídá především na otázku:
„Kolik zboží máme?“
WMS odpovídá také na otázky:
- Kde přesně zboží leží?
- Kolik z něj je skutečně dostupné?
- Kolik je již rezervováno?
- Který kus nebo šarži máme vydat jako první?
- Kam máme právě přijaté zboží uložit?
- V jakém pořadí má skladník vychystat objednávky?
- Jak poznáme, že vzal správný produkt?
- Byla objednávka před odesláním zkontrolována?
- Kdo a kdy konkrétní skladovou operaci provedl?
WMS tedy neslouží jen k evidenci skladu. Propojuje informace o zásobách s fyzickou prací lidí a technologií ve skladu.
| Běžná skladová evidence | WMS |
|---|---|
| Eviduje množství produktu | Eviduje množství i konkrétní umístění |
| Zapisuje příjem a výdej | Aktivně řídí skladové operace |
| Ví, kolik kusů je skladem | Ví, kolik je dostupných, rezervovaných nebo rozpracovaných |
| Skladník často rozhoduje, odkud zboží vezme | Systém skladníka navede na vhodnou zásobu |
| Omezená kontrola fyzické práce | Skenování kontroluje produkt, pozici a operaci |
| Základní historie pohybů | Detailní dohledatelnost pohybu zboží a práce uživatelů |
Jak WMS funguje v praxi?
Nejlépe si fungování WMS ukážeme na cestě jedné objednávky.
Představme si e-shop, do kterého právě přišla objednávka tří produktů.
1. Objednávka dorazí do WMS
Objednávku může do WMS předat e-shop, marketplace, ERP nebo jiný systém.
WMS zkontroluje dostupnou zásobu a potřebné produkty pro objednávku rezervuje. Díky tomu stejnou fyzickou zásobu současně nepoužije pro jinou objednávku.
2. WMS vytvoří práci pro sklad
Systém ví, na kterých pozicích se objednané produkty nacházejí, a může určit, odkud je nejvhodnější je odebrat.
Nemusí přitom rozhodovat jen podle vzdálenosti. U některého sortimentu může být důležitá například šarže, datum expirace nebo stáří zásoby.
3. Skladník dostane pokyny
Na mobilním telefonu nebo skladovém PDA terminálu vidí skladník například:
Pozice: A-02-03
Produkt: Šampon 500 ml
Množství: 2 ks
Nemusí si pamatovat, kde produkt leží, ani pracovat s papírovým seznamem.
Na pozici naskenuje její kód a následně kód produktu. WMS tak může okamžitě ověřit, že skladník stojí na správném místě a vychystává správné zboží.
4. Objednávka projde kontrolou a balením
Vychystané produkty se přesunou na balicí pracoviště.
Při balení lze produkty znovu naskenovat a provést druhou kontrolu. Systém tím ověří, že do zásilky skutečně míří správné produkty a správné množství.
Následně může vzniknout přepravní zásilka, vytisknout se štítek dopravce a uložit tracking zásilky.
5. Výsledek se vrátí do ostatních systémů
Po dokončení operace WMS aktualizuje skladovou zásobu a může předat výsledek zpět e-shopu, ERP nebo dalším propojeným systémům.
Celý proces tedy může probíhat jako:
Objednávka → rezervace zásoby → picking → kontrola → balení → přepravní štítek → expedice → aktualizace ostatních systémů
Čím větší je sklad a počet objednávek, tím důležitější je, aby jednotlivé kroky nebyly závislé na ručním přepisování dat nebo na tom, co si konkrétní skladník pamatuje.
Jaké skladové procesy WMS řídí?
Moderní WMS může řídit prakticky celý životní cyklus zboží ve skladu.
| Proces | Co může WMS řídit |
|---|---|
| Příjem zboží | kontrolu očekávaného zboží a množství, šarží, expirací nebo sériových čísel |
| Zaskladnění | určení a kontrolu cílové skladové pozice |
| Přesuny | pohyb zboží mezi pozicemi, zónami nebo sklady |
| Rezervace | blokování dostupné zásoby pro konkrétní objednávky |
| Picking | výběr produktů, pozic, množství a pořadí vychystávání |
| Kontrola | ověření správnosti produktů a množství |
| Balení | kompletaci objednávky do jedné nebo více zásilek |
| Expedice | vytvoření zásilky, dopravce, štítku a trackingu |
| Inventura | kontrolu skutečného množství na konkrétních pozicích |
| Vratky | vrácení zboží a jeho další zařazení do skladu |
WMS se tak stává místem, které propojuje digitální objednávku se skutečným pohybem zboží.
Jak WMS komunikuje se skladníkem?
WMS by nemělo být systémem, do kterého někdo v kanceláři na konci směny přepisuje, co se ve skladu stalo.
Data mají vznikat přímo při provádění skladové operace.
Skladník proto obvykle pracuje s mobilním telefonem, PDA terminálem nebo čtečkou čárových a QR kódů.
Například při příjmu:
- naskenuje produkt,
- zadá nebo potvrdí množství,
- případně načte šarži, expiraci či sériové číslo,
- naskenuje skladovou pozici,
- uloží zboží.
Při pickingu je postup obrácený. WMS skladníkovi řekne, kam má jít, co má vzít a kolik kusů potřebuje.
Skenování přitom není jen rychlejší způsob zadávání kódu. Je zároveň kontrolním mechanismem, který pomáhá zabránit záměně produktu nebo skladové pozice.
Jak WMS rozhoduje, které zboží vyskladnit?
Ne vždy stačí vzít produkt z nejbližšího regálu.
WMS může při výběru konkrétní zásoby pracovat s různými pravidly.
FIFO – First In, First Out
Přednostně se vydává zásoba, která byla přijata jako první.
FIFO se používá tam, kde chceme zabránit tomu, aby starší zásoba zůstávala dlouhodobě ležet ve skladu.
FEFO – First Expired, First Out
Přednostně se vydává zboží s nejbližším datem expirace.
Typickým příkladem jsou potraviny, kosmetika, doplňky stravy nebo jiné produkty s omezenou trvanlivostí.
Moderní WMS přitom nemusí pracovat pouze s jedním pravidlem. Může kombinovat například expiraci, stáří zásoby, prioritu skladu, termín expedice a vzdálenost skladových pozic.
Skladník potom nemusí nad každou objednávkou rozhodovat sám. Dostane konkrétní pokyn.
Co jsou skladové pozice a proč jsou pro WMS důležité?
Ve velmi malém skladu může zkušený pracovník vědět, kde který produkt najde.
S růstem sortimentu ale tento způsob přestává fungovat.
WMS proto pracuje se skladovými pozicemi, například:
A03-02-04
Takové označení může znamenat konkrétní zónu, regál, polici a pozici.
Systém potom neví pouze to, že máte 50 kusů produktu, ale také přesně na kterých místech se jednotlivé kusy nacházejí.
Díky tomu lze používat také chaotické zaskladnění. Produkt nemusí mít navždy rezervované jedno místo. WMS si pamatuje jeho aktuální pozici a skladníka na ni při další operaci navede.
Výsledkem může být lepší využití skladového prostoru a menší závislost na znalosti konkrétních pracovníků.
Co je picking a jak s ním WMS pracuje?
Picking neboli vychystávání je proces, při kterém skladník sbírá produkty potřebné pro konkrétní objednávky.
WMS může podle charakteru provozu používat různé metody.
Single picking
Skladník vychystá jednu objednávku a následně pokračuje další.
Je to jednoduchý způsob vhodný například pro menší provozy, specifické zakázky nebo rozměrné zboží.
Multi picking
Skladník během jednoho průchodu skladem vychystává několik objednávek současně.
Produkty průběžně rozděluje například do samostatných boxů na pickovacím vozíku.
Batch picking
Stejné produkty potřebné pro větší množství objednávek se vychystají společně a rozdělí se až v dalším kroku.
Neexistuje tedy jedna metoda vhodná pro každý sklad. Dobré WMS umožňuje způsob vychystávání přizpůsobit charakteru objednávek a provozu.
Jaký je rozdíl mezi WMS a ERP?
WMS a ERP se často zaměňují, protože oba systémy mohou obsahovat informace o skladu.
Jejich role je ale rozdílná.
ERP (Enterprise Resource Planning) typicky řídí širší fungování firmy – například obchod, nákup, finance, účetnictví, zákazníky, dodavatele nebo výrobu.
WMS je specialista na fyzickou realitu skladu.
ERP může například vytvořit nákupní objednávku na 1 000 kusů zboží.
WMS následně řeší:
- co skutečně přijelo,
- kolik kusů bylo skutečně přijato,
- na které pozice byly uloženy,
- v jakých šaržích,
- kdo příjem provedl,
- a jak bude zásoba následně použita.
Podobně při výdeji může ERP předat požadavek na vyskladnění a WMS zajistí skutečné vychystání, kontrolu a expedici.
ERP a WMS proto obvykle nejsou konkurenti. Mohou se velmi dobře doplňovat.
Musí WMS nahradit e-shop nebo ERP?
Ne.
Moderní WMS může fungovat jako specializovaná logistická vrstva mezi systémy, které firma už používá.
E-shop dál řeší například produkty, zákaznický nákup a prezentaci nabídky.
ERP může dál řešit obchodní, ekonomické a účetní procesy.
WMS se stará o to, co se skutečně děje se zbožím ve skladu.
Objednávky tak mohou přicházet například ze Shoptetu, Shopify, WooCommerce, Upgates nebo jiných prodejních kanálů a následně se zpracovat společným skladovým procesem.
To je důležité zejména ve chvíli, kdy firma provozuje více e-shopů, marketplace nebo kamenné prodejny nad společnou skladovou zásobou.
Kdy firma WMS potřebuje?
Neexistuje univerzální hranice typu „od 100 objednávek denně potřebujete WMS“.
Dva sklady se stejným počtem objednávek mohou být úplně rozdílné. Jeden expeduje malé množství jednoduchých jednopoložkových zásilek, druhý pracuje s tisíci produktů, šaržemi, několika sklady a složitými objednávkami.
Důležitější než samotný počet objednávek jsou problémy, které se v provozu začínají objevovat.
Typickými signály jsou:
- skladníci tráví čas hledáním zboží,
- přesné umístění produktů znají pouze někteří pracovníci,
- fyzická zásoba nesouhlasí s evidencí,
- roste počet chybně odeslaných objednávek,
- zaučení nového skladníka trvá příliš dlouho,
- používají se papírové seznamy a ruční přepisování,
- firma provozuje více skladů nebo prodejních kanálů,
- je potřeba evidovat šarže, expirace nebo sériová čísla,
- objednávky rostou rychleji než výkon skladu,
- není možné jednoduše dohledat, kdo a kdy provedl konkrétní operaci.
V takové chvíli už většinou nestačí pouze lépe evidovat zásoby. Je potřeba začít řídit samotné skladové procesy.
Jaké výhody může WMS přinést?
Méně chyb
Skenování produktu a pozice pomáhá zabránit záměně zboží. Další kontrola může proběhnout při balení.
Rychlejší práci
Skladník nemusí hledat produkty ani přemýšlet, kterou objednávku má zpracovat jako další. WMS mu práci připraví a může optimalizovat její pořadí.
Snazší zaučení pracovníků
Nový skladník nemusí znát celý sklad zpaměti. Terminál ho vede krok za krokem.
Přesnější skladové zásoby
Operace se zapisují v okamžiku, kdy ve skladu skutečně proběhnou.
Dohledatelnost
Lze zjistit, kdo zboží přijal, přesunul, inventarizoval, vychystal nebo vydal.
Lepší využití prostoru
Pozicovaný nebo chaotický sklad nemusí držet prázdné místo pro produkt, který právě není skladem.
Možnost další automatizace
Jakmile jsou skladové procesy digitálně řízené, lze na ně postupně navázat další technologie – od profesionálních terminálů a automatických vah až po dopravníky, robotiku nebo automatické skladové systémy.
WMS nemusí znamenat drahý automatizovaný sklad
Představa, že WMS patří pouze do obrovských logistických center, už dávno neplatí.
Menší sklad může začít například s mobilními telefony a čárovými kódy. Postupně lze přidat skladové pozice, profesionální PDA terminály, pickovací vozíky nebo další balicí pracoviště.
Teprve při dalším růstu mohou přijít dopravníky, automatické váhy, robotika nebo systémy typu AutoStore.
Důležitá je možnost rozvíjet sklad postupně, aniž by bylo nutné při každé další fázi měnit celý systém.
Jak funguje WMS DEPOTO?
DEPOTO je cloudový skladový a expediční systém, který propojuje objednávky, skladové zásoby, pracovníky a expedici.
Řídit může celý tok zboží:
nákupní objednávka → příjem → zaskladnění → rezervace → picking → kontrola → balení → expedice → vratka
Skladníci mohou pracovat pomocí běžných mobilních telefonů nebo profesionálních PDA terminálů. DEPOTO je vede při příjmu, zaskladnění, přesunech, inventurách a vychystávání a pomocí čárových nebo QR kódů kontroluje prováděné operace.
Systém podporuje mimo jiné:
- pevné i chaotické skladové pozice,
- single, multi a batch picking,
- FIFO a FEFO,
- šarže, expirace a sériová čísla,
- průběžné inventury za provozu,
- více skladů a poboček,
- rezervace skladových zásob,
- GS1 a více druhů balení,
- propojení s e-shopy a ERP systémy,
- balení a druhou kontrolu objednávek,
- automatický tisk přepravních štítků,
- napojení na skladový hardware a automatizaci.
DEPOTO přitom nemusí nahrazovat systémy, které firma již používá. Může se napojit na e-shopy, ERP, CRM i další podnikové aplikace a převzít právě tu část procesu, která se odehrává ve skladu.
Firma tak může začít například pouze efektivnější expedicí a postupně přidávat řízený sklad, mobilní terminály nebo automatizaci podle toho, jak provoz roste.
Jak zjistit, zda se WMS vyplatí právě vašemu skladu?
Nejlepší odpověď nevychází pouze z počtu objednávek.
Je potřeba podívat se na celý proces:
- kolik produktů skladujete,
- kolik objednávek zpracováváte,
- kolik položek obsahuje typická objednávka,
- kolik lidí ve skladu pracuje,
- jak jsou produkty rozmístěné,
- jak probíhá příjem a vychystávání,
- kde vznikají chyby,
- kolik času zabere kontrola a balení,
- jaké e-shopy, ERP a dopravce používáte,
- a jak rychle má provoz v dalších letech růst.
Teprve potom lze určit, které části má smysl řídit pomocí WMS a kde bude mít změna největší efekt.