FIFO vs. FEFO: jaký je rozdíl a kterou metodu ve skladu použít?

Ve skladu můžete mít několik kusů stejného produktu, které vypadají naprosto stejně. Z pohledu skladového systému ale stejné být nemusí.

Jeden kus mohl přijít před třemi měsíci, druhý minulý týden. Jedna šarže může expiraci za rok, zatímco jiná už za dva měsíce.

Ve chvíli, kdy přijde objednávka, proto vzniká důležitá otázka: který konkrétní kus nebo šarži má skladník vyskladnit?

Právě k tomu slouží pravidla FIFO a FEFO.

Co znamená FIFO?

FIFO je zkratka z anglického First In, First Out – první dovnitř, první ven. Zásoba, která byla do skladu přijata jako první, má být také jako první vyskladněna.

Představme si jeden produkt, který jsme přijali ve třech dodávkách:

Pokud používáme FIFO, systém při vyskladnění upřednostní zásobu z dodávky A. Po jejím spotřebování přijde na řadu B a následně C.

Zjednodušeně:

nejstarší příjem → vyskladnit jako první

Proč se FIFO používá?

Bez řízení pořadí vyskladňování může ve skladu vzniknout situace, kdy pracovníci stále odebírají snadno dostupnou novou zásobu, zatímco starší zboží zůstává ležet na jiné pozici.

FIFO pomáhá udržovat přirozenou obrátku zásob.

Je vhodné zejména tam, kde:

• chceme přednostně spotřebovávat starší zásoby,
• produkty nemají evidovanou konkrétní expiraci,
• zboží může dlouhým skladováním ztrácet hodnotu,
• potřebujeme zabránit dlouhodobému zapomenutí starých zásob.

Co znamená FEFO?

FEFO je zkratka z First Expired, First Out. Jako první se vyskladňuje zásoba, která má nejbližší datum expirace.

Na rozdíl od FIFO tedy není rozhodující, kdy zboží do skladu přijelo.

Rozhoduje jeho použitelnost.

Představme si například dvě dodávky stejného produktu:

Podle FIFO bychom nejdříve vyskladnili šarži A, protože přišla do skladu dříve.

Podle FEFO ale vyskladníme jako první šarži B, protože expiruje už v srpnu.

Zjednodušeně:

nejbližší expirace → vyskladnit jako první

Jaký je hlavní rozdíl mezi FIFO a FEFO?

Rozdíl je v informaci, podle které systém vybírá konkrétní zásobu.

FIFO odpovídá na otázku „Co jsme přijali nejdříve?“ FEFO odpovídá na otázku „Co expiruje nejdříve?“

Proč FIFO nestačí u zboží s expirací?

Mohlo by se zdát, že starší dodávka bude mít automaticky také kratší zbývající trvanlivost. V praxi to ale nemusí platit.

Dodavatel může například nejprve dodat novější výrobní šarži a o měsíc později doprodat starší zásobu ze svého skladu.

Vznikne tak situace:

• šarže A přijata 1. dubna – expirace za 12 měsíců,
• šarže B přijata 1. května – expirace za 5 měsíců.

FIFO by upřednostnilo šarži A.

FEFO správně upřednostní šarži B, protože jí zbývá kratší doba použitelnosti.

U zboží s expirací je proto samotné datum příjmu nedostatečná informace.

Kdy používat FIFO?

FIFO dává smysl především u zboží, kde chceme zajistit přirozenou rotaci zásoby, ale nepracujeme s konkrétním datem expirace.

Může jít například o:

• spotřební zboží bez evidované expirace,
• obalový materiál,
• náhradní díly,
• elektroniku a příslušenství,
• další produkty, u kterých nechceme nechávat staré zásoby dlouhodobě ležet ve skladu.

Konkrétní pravidla samozřejmě vždy závisí na charakteru produktu a provozu.

Kdy používat FEFO?

FEFO je důležité všude tam, kde má produkt evidovanou dobu použitelnosti nebo minimální trvanlivost.

Typicky může jít například o:

• potraviny a nápoje,
• kosmetiku,
• léčiva a zdravotnický materiál,
• krmiva,
• chemické produkty,
• některé výrobní suroviny.

Cílem je minimalizovat riziko, že ve skladu zůstane zásoba, která expiruje dříve než zboží, které jsme mezitím odeslali zákazníkům.

Jak souvisí FEFO se šaržemi?

Aby bylo možné FEFO správně řídit, musí WMS vědět, které konkrétní kusy patří ke které šarži a jakou mají expiraci.

Při příjmu zboží tak můžeme evidovat například:

• produkt,
• množství,
• číslo šarže,
• datum expirace,
• skladovou pozici.

Jeden produkt pak může být ve skladu současně například takto:

Při objednávce na 20 kusů může WMS automaticky určit, že skladník má jít na pozici A-02-03 a odebrat zásobu ze šarže LOT-24031.

Skladník tak nemusí jednotlivé expirace ručně porovnávat.

Co když je nejstarší šarže na více pozicích?

Pravidlo FIFO nebo FEFO určuje, kterou zásobu chceme spotřebovat. Samotné provedení pickingu ale může být ovlivněno i dalšími pravidly skladu.

Stejná šarže může být například rozložená na několika skladových pozicích.

WMS pak může při vytvoření úkolu pracovat nejen s prioritou šarže, ale také s dostupným množstvím a konkrétními skladovými pozicemi.

Řízení zásoby a řízení fyzického pohybu skladníka tak spolu úzce souvisejí.

Jak FIFO a FEFO fungují při pickingu?

Pro skladníka by pravidlo mělo být co nejjednodušší.

Neměl by stát před regálem a rozhodovat:

„Kterou z těchto tří šarží mám vlastně vzít?“

Toto rozhodnutí má udělat WMS.

Na PDA terminálu může skladník dostat konkrétní pokyn:

Pozice: A-02-03
Produkt: Produkt X
Šarže: LOT-24031
Expirace: 30. 6.
Množství: 5 ks

Správnou pozici, produkt nebo šarži lze následně ověřit načtením čárového kódu.

Skladník tedy nemusí znát logiku FEFO. Stačí, když následuje úkol vytvořený systémem.

Co když zákazník požaduje minimální zbývající expiraci?

Ne vždy je cílem pouze odeslat zásobu s nejbližší expirací.

Některý odběratel může požadovat, aby mu bylo dodáno pouze zboží, kterému zbývá určitá minimální doba použitelnosti.

Typickým příkladem může být velkoobchodní zákazník, který potřebuje dostatek času na vlastní distribuci a následný prodej.

V takovém případě je potřeba kromě principu FEFO pracovat také s požadavky konkrétního obchodního procesu.

Nejbližší expirace totiž nemusí automaticky znamenat, že je daná zásoba vhodná pro každého zákazníka.

Co se stane, když FIFO nebo FEFO nedodržujeme?

Bez řízeného vyskladňování mohou pracovníci přirozeně sahat po zásobě, která je nejblíže nebo nejsnadněji dostupná.

Postupně mohou vznikat staré zásoby, které zůstávají ve skladu bez povšimnutí.

U zboží s expirací je problém ještě výraznější.

Důsledkem mohou být:

• prošlé zásoby,
• nutnost odpisu zboží,
• zbytečné finanční ztráty,
• složitější inventury,
• reklamace,
• problémy s dohledatelností konkrétní šarže.

FIFO a FEFO nejsou jen fyzické uspořádání regálu

U jednoduchého skladu lze FIFO částečně řešit fyzicky – nové zboží ukládat dozadu a starší odebírat zepředu.

S rostoucím počtem produktů, pozic a příjmů ale takový princip přestává stačit.

Jeden produkt může být uložen na několika místech a současně existovat v několika šaržích.

Řízený sklad proto odděluje dvě věci:

• kde zboží fyzicky leží,
• kterou konkrétní zásobu má systém při výdeji použít.

Právě propojení těchto informací je jednou z hlavních úloh WMS.

Jak FIFO a FEFO řeší DEPOTO?

DEPOTO umožňuje pracovat se skladovou zásobou nejen na úrovni produktu, ale také s informacemi potřebnými pro řízení konkrétní zásoby.

U zboží lze podle nastavení procesu evidovat například:

• skladové pozice,
• šarže,
• expirace,
• datum a pořadí příjmu,
• aktuální množství.

Při vytváření skladového úkolu může DEPOTO podle nastaveného pravidla určit, ze které konkrétní zásoby a pozice má skladník zboží odebrat.

Pro produkty bez expirace lze využít princip FIFO. U produktů s evidovanou expirací lze zásobu řídit podle FEFO.

Skladník následně dostane na PDA terminálu konkrétní pozici, produkt a požadované množství. Pokud proces pracuje se šaržemi, lze kontrolovat také správnou šarži.

Pravidla zásoby se zároveň mohou kombinovat s dalšími částmi řízeného skladu – například s optimalizací trasy při pickingu.

Systém tak řeší dvě otázky:

1. Kterou zásobu máme vyskladnit?
2. Jak se k potřebným pozicím dostat co nejefektivněji?

FIFO nebo FEFO: jednoduché pravidlo pro rozhodnutí

Pokud si nejste jistí, které pravidlo použít, základní rozhodnutí je poměrně jednoduché.

Má produkt evidovanou expiraci, která ovlivňuje jeho použitelnost?

Pokud ano, zpravidla potřebujete pracovat s principem FEFO.

Pokud ne, ale chcete zajistit, aby se starší skladová zásoba spotřebovávala před novější, dává smysl FIFO.

Ve skutečném skladu samozřejmě mohou do rozhodování vstupovat další požadavky – šarže, rezervace, zákaznické požadavky nebo specifická pravidla konkrétního produktu.