WMS pro Shopify: jak propojit e-shop se skladem?

Shopify není pouze platforma pro vytvoření internetového obchodu. Obsahuje také vlastní systém pro správu skladových zásob, více fyzických locations, přesuny zboží nebo směrování objednávek podle toho, odkud mají být expedovány.

Pro mnoho e-shopů mohou být tyto funkce plně dostačující.

Je ale důležité rozlišovat mezi řízením zásob napříč sklady a řízením fyzické práce uvnitř konkrétního skladu.

Shopify může rozhodnout, že objednávka má být vyřízena například z pražského skladu. Uvnitř tohoto skladu ale vzniká další série otázek.

Na které konkrétní pozici produkt leží? Kterou zásobu má skladník odebrat? Která šarže expiruje nejdříve? Které objednávky může vychystávat současně? V jakém pořadí má projít regály? Do kterého boxu má produkt vložit? A jak při balení ověřit správnost celé zásilky?

Právě tuto úroveň může převzít WMS – Warehouse Management System.

Co znamená WMS pro Shopify?

WMS pro Shopify je skladový systém propojený s e-shopem, který rozšiřuje správu zásob a fulfillment o detailní řízení fyzických procesů uvnitř skladu. Shopify nadále zajišťuje e-commerce část, zatímco WMS může řídit skladové pozice, konkrétní zásoby, šarže, expirace, picking, pohyb skladníků, kontrolu a expedici.

Nejde tedy o nahrazení Shopify.

Zjednodušeně lze rozdělení rolí popsat takto:

Shopify řeší prodej, objednávku a fulfillment location → DEPOTO řídí fyzickou práci uvnitř skladu.

Co umí skladové hospodářství Shopify?

Shopify nabízí vlastní systém správy zásob, který je poměrně rozsáhlý.

Umožňuje například:

• evidovat skladové množství produktů,
• pracovat s více fyzickými locations,
• evidovat rozdílné množství stejného produktu na jednotlivých locations,
• přesouvat zásoby mezi locations,
• evidovat zásobu během přesunu,
• přijímat přesuny zásob,
• používat čárové kódy při některých skladových operacích,
• pracovat s purchase orders,
• směrovat objednávky podle dostupnosti zásoby a nastavených pravidel,
• rozdělit fulfillment objednávky mezi více locations.

Shopify tedy dokáže řešit otázku:

„Ve kterém skladu máme zboží a odkud má být objednávka expedována?“

Specializované WMS jde o úroveň hlouběji a řeší:

„Co přesně má skladník v tomto skladu udělat?“

Shopify Location není totéž jako skladová pozice v regálu

Toto rozlišení je pro pochopení WMS velmi důležité.

Shopify používá pojem location pro fyzické místo, kde se zboží skladuje, prodává nebo odkud se objednávky vyřizují.

Location tak může představovat například:

• sklad Praha,
• sklad Brno,
• prodejnu,
• pop-up store,
• externí fulfillment centrum.

Uvnitř skladu Praha ale mohou být stovky nebo tisíce konkrétních pozic:

A-01-01
A-01-02
A-01-03
B-04-02
C-05-01

Právě tuto vnitřní strukturu skladu řeší WMS.

Shopify může vybrat sklad. DEPOTO může řídit práci uvnitř něj.

Shopify nabízí order routing, pomocí kterého lze určit, z jaké location se má objednávka vyřizovat.

Pravidla mohou například preferovat location, která dokáže vyřídit celou objednávku, location v určitém trhu nebo sklad nejblíže zákazníkovi.

Představme si tedy, že Shopify rozhodne:

Objednávka #105842 → fulfillment ze skladu Praha.

Pro WMS tím práce teprve začíná.

DEPOTO může následně určit:

• kterou konkrétní zásobu použít,
• z jaké pozice ji odebrat,
• kterou šarži vybrat,
• zda použít FIFO nebo FEFO,
• do jakého pickingu objednávku zařadit,
• v jakém pořadí má skladník pozice navštívit,
• do kterého boxu má produkt vložit.

Oba systémy tedy mohou řešit různé úrovně stejného procesu.

Shopify vs. WMS DEPOTO

Jak funguje propojení Shopify a DEPOTO?

Zjednodušený proces může vypadat následovně:

Shopify → DEPOTO → řízený sklad → picking → kontrola → balení → dopravce

1. Zákazník vytvoří objednávku na Shopify

Z pohledu zákazníka se nic nemění.

Objednávku vytvoří ve vašem Shopify e-shopu, zvolí dopravu a platbu a nákup dokončí.

2. Objednávka se přenese do DEPOTO

Objednávka vstoupí do skladového procesu.

DEPOTO ji může zpracovat společně s dalšími objednávkami, které čekají na vyskladnění.

3. WMS pracuje s konkrétní zásobou

Uvnitř skladu může být jeden produkt uložen na několika pozicích a v různých zásobách.

Například:

A-03-02: 48 ks, LOT-24031, expirace 30. 11.
B-01-04: 60 ks, LOT-24042, expirace 31. 1.
C-05-01: 40 ks, LOT-24055, expirace 30. 4.

WMS může tuto úroveň evidence využít při samotném vyskladnění.

4. WMS vybere správnou zásobu

Pokud existuje více možností, systém může podle nastavených pravidel určit, kterou zásobu použít.

Například pomocí:

• FIFO – nejstarší příjem jako první,
• FEFO – nejbližší expirace jako první.

Skladník tak nemusí rozhodovat, kterou šarži má z regálu odebrat.

Šarže a expirace

U některého sortimentu nestačí znát pouze celkové množství produktu v daném skladu.

Potřebujeme znát konkrétní zásobu.

Typickým příkladem jsou:

• potraviny,
• kosmetika,
• zdravotnický materiál,
• chemické produkty,
• další zboží s omezenou trvanlivostí.

DEPOTO může u zásoby evidovat šarži a expiraci a použít tyto informace při řízení vyskladnění.

Skladník tak může dostat konkrétní pokyn:

Pozice: A-03-02
Produkt: Šampon 500 ml
Šarže: LOT-24031
Množství: 2 ks

Od Shopify objednávky k řízenému pickingu

Ve větším skladu není vždy efektivní vychystávat každou objednávku samostatně.

DEPOTO proto umožňuje použít různé metody pickingu podle charakteru objednávek.

Single picking

Skladník vychystává jednu objednávku během jednoho průchodu skladem.

Multi picking

Skladník během jedné cesty vychystává několik objednávek současně.

Každá může mít vlastní označený box:

BOX-001
BOX-002
BOX-003
BOX-004

WMS skladníkovi přesně říká, do kterého boxu má vychystaný produkt vložit.

Batch picking

Pokud se stejné produkty opakují ve velkém množství objednávek, může systém jejich požadavky spojit.

Skladník například nemusí navštívit stejnou pozici dvacetkrát.

Vychystá potřebné množství společně a následně se zboží rozdělí mezi jednotlivé objednávky.

Skladník pracuje podle pokynů na PDA

Objednávka ze Shopify se tak ve skladu nemusí změnit v papírový seznam produktů.

Skladník může dostávat jednotlivé úkoly přímo na PDA.

Například:

Pozice: B-03-02
Produkt: Produkt X
Množství: 3 ks
Vložit do: BOX-002

Jednotlivé kroky lze kontrolovat pomocí čárových kódů.

WMS tak skladníkovi neukazuje pouze co zákazník objednal.

Říká mu také co má právě teď ve skladu udělat.

Optimalizace pohybu uvnitř skladu

Shopify dokáže pomocí order routingu řešit, ze které location má být objednávka expedována.

DEPOTO může následně optimalizovat pohyb pracovníka uvnitř této location.

Pokud je v systému připravena mapa skladu, lze použít pickovacího hada.

WMS zná potřebné skladové pozice a jejich skutečné rozmístění a může podle nich připravit vhodnou trasu.

Rozdíl je tedy jednoduchý:

Shopify: ze kterého skladu?
DEPOTO: kudy uvnitř skladu?

Shopify umí přesuny zásob mezi locations

Shopify má vlastní inventory transfers, pomocí kterých lze evidovat přesuny zásob mezi jednotlivými locations nebo například od dodavatele.

U převodu lze sledovat jeho průběh a na cílovém místě přijmout celé nebo částečné množství. Shopify podporuje při těchto operacích také čárové kódy.

Proto není správné říkat, že Shopify neumí skladové pohyby.

Rozdíl specializovaného WMS spočívá především v detailu potřebném pro provoz uvnitř samotného skladu – tedy v práci se skladovými pozicemi, konkrétní zásobou a jednotlivými úkoly skladníků.

Detailní historie fyzického skladu

V řízeném skladu je důležité nejen znát aktuální množství, ale také dohledat, jak jednotlivé změny vznikly.

DEPOTO pracuje se skladovými operacemi a jejich vazbou na fyzický pohyb zásoby.

Lze tak podrobněji pracovat s informacemi například:

• co se pohybovalo,
• v jakém množství,
• z jaké pozice,
• na jakou pozici,
• kdy operace proběhla,
• kdo ji provedl.

Tato úroveň dohledatelnosti je důležitá při hledání rozdílů, inventurách nebo práci se šaržemi.

Od pickingu ke druhé kontrole

Po dokončení pickingu může objednávka pokračovat na expediční stanoviště.

V DEPOTO lze při balení provést druhou kontrolu.

Pracovník znovu načítá produkty a systém kontroluje, zda obsah zásilky odpovídá objednávce.

Vznikají tak dva samostatné kontrolní body:

1. kontrola při pickingu
2. kontrola při balení

Teprve následně se objednávka uzavírá a připravuje k expedici.

Balení a napojení na dopravce

Expediční aplikace DEPOTO navazuje přímo na předchozí skladový proces.

Po kontrole může následovat:

balení → vážení → vytvoření zásilky → tisk přepravního štítku → expedice.

DEPOTO je napojené na API podporovaných dopravců, takže skladník může celý proces dokončit ze svého expedičního pracoviště.

Jeden sklad pro více Shopify obchodů

Firma nemusí provozovat pouze jeden e-shop.

Může mít například:

• samostatné Shopify obchody pro různé značky,
• několik zahraničních obchodů,
• velkoobchodní a maloobchodní prodej,
• další prodejní kanály.

Pokud všechny objednávky expeduje jeden fyzický sklad, není nutné organizovat skladovou práci odděleně podle jednotlivých storefrontů.

DEPOTO může objednávky z více napojených obchodů převést do jednoho společného skladového procesu.

Shopify společně se Shoptetem, Upgates nebo PrestaShopem

Výhoda centrálního WMS je ještě výraznější, pokud firma používá několik různých e-commerce platforem.

Například:

• zahraniční e-shop běží na Shopify,
• český e-shop na Shoptetu,
• další značka na Upgates,
• starší obchod na PrestaShopu.

Z pohledu zákazníků jde o různé obchody.

Z pohledu skladu ale může jít o stejné produkty ve stejných regálech.

DEPOTO může fungovat jako společná skladová vrstva nad podporovanými e-commerce platformami.

Objednávky z různých platforem lze vychystávat společně

Centralizace není jen otázkou synchronizace skladového množství.

Má přímý dopad na fyzickou práci skladníků.

Představme si:

• 5 objednávek ze Shopify,
• 3 objednávky ze Shoptetu,
• 2 objednávky z Upgates.

Pokud obsahují podobné produkty, WMS je může podle nastaveného procesu zahrnout například do společného multi nebo batch pickingu.

Skladník nemusí absolvovat oddělenou cestu pro každou platformu.

E-shopy mohou být různé. Skladový proces může být jeden.

Více jazyků, jeden způsob práce skladníka

Shopify je často využívané pro mezinárodní e-commerce.

Stejný produkt tak může zákazník vidět v různých jazycích a pod různými obchodními názvy.

Ve skladu ale může pracovník používat jednotné interní označení produktu.

DEPOTO může skladníkovi zobrazovat například český název, interní SKU nebo pracovat přímo s čárovým kódem.

Jazyk zákazníka tak nemusí ovlivňovat způsob fyzického vychystávání.

Co DEPOTO přidává k Shopify?

Kdy dává WMS pro Shopify smysl?

Ne každý Shopify obchod potřebuje samostatný WMS.

Shopify samo nabízí poměrně široké možnosti správy zásob a více locations.

Specializované WMS začíná dávat smysl zejména tehdy, když roste složitost práce uvnitř fyzického skladu.

Typickými signály jsou například:

• sklad má velké množství pozic,
• stejný produkt leží na více místech,
• potřebujete evidovat šarže nebo expirace,
• potřebujete FIFO nebo FEFO,
• sklad obsluhuje více pracovníků,
• chcete zavést multi nebo batch picking,
• potřebujete optimalizovat trasy skladníků,
• chcete druhou kontrolu při balení,
• potřebujete podrobnou historii skladových operací,
• expedujete několik e-shopů z jednoho skladu,
• používáte Shopify společně s jinými e-commerce platformami.

Musím kvůli DEPOTO přestat používat Shopify Inventory?

Ne.

Smyslem propojení je rozdělit jednotlivé role mezi systémy.

Shopify může nadále zajišťovat e-commerce, objednávky a potřebné informace o dostupnosti zásob.

DEPOTO se stará o detailní fyzickou realizaci skladových procesů.

Každý systém tak řeší oblast, pro kterou je určený.

Jak vypadá Shopify + DEPOTO v praxi?

Celý proces lze zjednodušeně popsat v několika krocích:

1. Zákazník vytvoří objednávku na Shopify.

2. Objednávka vstoupí do DEPOTO.

3. WMS vybere vhodnou konkrétní zásobu a připraví skladovou práci.

4. Skladník vychystává podle pokynů na PDA.

5. Objednávka projde druhou kontrolou a balením.

6. DEPOTO připraví zásilku pro dopravce.

7. Informace o zpracování se předají navazujícím systémům podle nastavené integrace.

Shopify nebo WMS? Ve větším skladu často obojí

Shopify dokáže velmi dobře řídit, kde má firma zásobu a z jakého místa má být objednávka fulfillmentována.

Specializované WMS řeší jinou úroveň problému:

co přesně se má stát uvnitř fyzického skladu, aby byla objednávka správně a efektivně expedována.

Proto se oba systémy nemusí nahrazovat.

Mohou se doplňovat.

Shopify řeší e-commerce a distribuci objednávek mezi locations. DEPOTO může následně řídit pozice, zásoby, picking, skladníky, kontrolu, balení a expedici uvnitř skladu.