WMS pro Shoptet: jak propojit e-shop se skladem?

Shoptet dokáže evidovat skladové zásoby, pracovat s více sklady, skladovými pozicemi, skladovými nároky, naskladněním nebo inventurou. Při zpracování objednávek nabízí také kompletaci zboží a podporu čárových kódů.

Pro mnoho e-shopů jsou tyto funkce naprosto dostačující.

S růstem skladu ale přichází jiný typ problému. Už nestačí vědět pouze kolik zboží máme a kde se přibližně nachází. Potřebujeme začít řídit samotnou práci ve skladu.

Kterou konkrétní zásobu má skladník vzít? Z jaké pozice? Jakou šarži? Která expiruje nejdříve? Které objednávky má vychystávat společně? V jakém pořadí má projít sklad? Do kterého boxu má produkt vložit? A jak při balení ověřit, že do zásilky skutečně vložil správné zboží?

V této fázi může vedle Shoptetu nastoupit WMS – Warehouse Management System.

Co znamená WMS pro Shoptet?

WMS pro Shoptet je skladový systém propojený s e-shopem, který přebírá detailní řízení fyzických skladových procesů. Shoptet nadále zajišťuje e-shop a objednávky, zatímco WMS řídí například konkrétní skladové pozice, zásoby, picking, šarže, expirace, pohyb skladníků, kontrolu a expedici.

Nejde tedy o nahrazení Shoptetu.

Oba systémy mají jinou úlohu a vzájemně si předávají potřebná data.

Zjednodušeně:

Shoptet řeší prodej → DEPOTO řídí fyzický sklad a expedici.

Co umí skladové hospodářství Shoptetu?

Je důležité říci, že Shoptet není pouze e-shop s jednoduchým políčkem „počet kusů skladem“.

Jeho skladové hospodářství nabízí řadu funkcí použitelných i při reálném provozu skladu.

Shoptet umožňuje například:

• evidovat množství produktů skladem,
• pracovat s více sklady,
• evidovat pozici produktu ve skladu,
• pracovat se skladovými nároky rozpracovaných objednávek,
• provádět naskladnění,
• provádět inventuru,
• kompletovat objednávky,
• používat EAN čtečku při kompletaci, naskladnění nebo inventuře,
• pracovat se skladovou dostupností při zpracování objednávky,
• připravovat podklady pro expedici.

Shoptet také nabízí vlastní řešení pro práci se zásilkami a dopravci prostřednictvím Shoptet Balíků.

Otázka tedy není, zda Shoptet umí pracovat se skladem. Umí. Otázkou je, jak detailně potřebujete řídit samotný fyzický skladový provoz.

Kdy samotné skladové hospodářství e-shopu přestává stačit?

Rozdíl se začne projevovat především s rostoucí složitostí provozu.

Představme si e-shop se 100 objednávkami denně, několika tisíci skladovými položkami a několika skladníky.

Už nepotřebujeme pouze zobrazit:

Produkt X – skladem 148 ks – pozice A3.

Potřebujeme například vědět:

A-03-02: 48 ks, LOT-24031, expirace 30. 11.
B-01-04: 60 ks, LOT-24042, expirace 31. 1.
C-05-01: 40 ks, LOT-24055, expirace 30. 4.

A při objednávce na dva kusy potřebujeme rozhodnout, které dva konkrétní kusy z které zásoby a pozice má skladník odebrat.

Právě zde se dostáváme od základní skladové evidence k řízenému skladu.

Shoptet a WMS nejsou konkurenční systémy

Je užitečné oddělit dvě různé úlohy.

WMS tedy rozšiřuje e-commerce platformu o hlubší řízení toho, co se fyzicky děje mezi příjmem zboží a odjezdem zásilky ze skladu.

Jak propojení Shoptetu a DEPOTO funguje?

DEPOTO je se Shoptetem propojeno a oba systémy si předávají data potřebná pro zpracování objednávek a řízení zásob.

Zjednodušený proces může vypadat takto:

Shoptet → DEPOTO → sklad → picking → kontrola → balení → dopravce

1. Zákazník vytvoří objednávku na Shoptetu

Z pohledu zákazníka se nic nemění.

Nakupuje v e-shopu postaveném na Shoptetu, vybere produkty, dopravu a platbu a objednávku dokončí.

2. Objednávka se přenese do DEPOTO

DEPOTO získá informace potřebné pro její další skladové zpracování.

Objednávka se tak dostane do společného toku skladu bez nutnosti ručního přepisování.

3. WMS pracuje s dostupnou zásobou

DEPOTO ví, kde se konkrétní zásoby nacházejí a jaká pravidla se na ně vztahují.

Podle nastavení skladu může pracovat například s:

• konkrétními skladovými pozicemi,
• šaržemi,
• expiracemi,
• FIFO,
• FEFO,
• sériovými čísly,
• rezervacemi zásoby.

4. Objednávka vstoupí do pickingu

Ve skladu už není nutné vytisknout objednávku nebo picking list a nechat skladníka rozhodovat, jak ji vychystá.

DEPOTO může objednávky připravit pro řízený picking.

Podle charakteru provozu lze využít:

• single picking – jedna objednávka během jednoho pickingu,
• multi picking – několik objednávek současně do oddělených boxů,
• batch picking – společné vychystání stejných produktů pro více objednávek.

5. Skladník pracuje s PDA

Místo papírového picking listu dostává skladník jednotlivé úkoly na mobilním terminálu.

Například:

Pozice: A-03-02
Produkt: Šampon 500 ml
Množství: 2 ks
Vložit do: BOX-004

Jednotlivé kroky lze ověřovat pomocí čárových kódů.

Systém tak nefunguje pouze jako seznam zboží k vychystání. Aktivně vede skladníka jednotlivými kroky.

WMS může optimalizovat také cestu skladem

Pokud má skladník vychystat větší množství produktů, významnou část jeho času tvoří samotná chůze.

DEPOTO může pracovat s připravenou mapou skladu a potřebné pozice seřadit do vhodné trasy.

Tomuto principu říkáme pickovací had.

Systém při tom nepracuje pouze s abecedním označením skladových pozic. Zná skutečné cesty mezi regály a může zohlednit například průchody mezi regálovými řadami nebo fyzické překážky.

Skladník tak navštěvuje potřebné pozice v pořadí, které odpovídá skutečnému uspořádání skladu.

Shoptet umí kompletaci. V čem jde WMS dál?

Shoptet má vlastní funkci kompletace objednávky a podporuje při ní také načítání EAN kódů. Není tedy správné tvrdit, že bez externího systému musí být kontrola objednávek nutně papírová.

Rozdíl je především v rozsahu procesu.

Specializované WMS může řešit už samotné vytvoření a řízení pickingu:

• které objednávky se budou vychystávat společně,
• kterou konkrétní zásobu použít,
• z jaké skladové pozice ji odebrat,
• v jakém pořadí pozice navštívit,
• do kterého boxu produkt vložit,
• jak následně objednávku předat k expedici.

Kontrola tak není samostatným krokem nad objednávkou, ale součástí celého řízeného skladového workflow.

Picking bez papírových seznamů

Jedním z praktických rozdílů může být způsob práce skladníka.

Shoptet umožňuje vytvořit list k expedici a řadit jeho položky například podle pozice ve skladu. Současně nabízí elektronickou kompletaci.

Ve WMS lze jít ještě dál a skladovou práci řídit přímo prostřednictvím úkolů na PDA.

Skladník tedy nemusí:

• studovat celý seznam položek,
• ručně si plánovat trasu,
• přemýšlet, kterou objednávku zpracovat společně s jinou,
• vybírat správnou zásobu podle vlastní zkušenosti.

Dostává vždy konkrétní další krok.

Šarže, expirace a FIFO/FEFO

Dalším důvodem pro nasazení WMS může být potřeba detailnější evidence konkrétní zásoby.

Pokud prodáváte například potraviny, kosmetiku, zdravotnický materiál, chemické produkty nebo jiný sortiment s dobou použitelnosti, nestačí vždy znát pouze celkové množství produktu.

Potřebujete vědět například:

která šarže → s jakou expirací → v jakém množství → na které pozici.

DEPOTO může tato data využít také při samotném vyskladnění.

Pomocí FIFO lze upřednostnit nejstarší příjem. Pomocí FEFO zásobu s nejbližší expirací.

Skladník následně nemusí správnou šarži vybírat ručně – dostane konkrétní úkol.

Jeden sklad pro více Shoptet e-shopů

Provozovatelé e-shopů často postupně přidávají další obchody.

Může jít například o:

• český e-shop,
• slovenskou jazykovou mutaci,
• další značku stejné společnosti,
• velkoobchodní e-shop.

Shoptet sám nabízí doplněk pro synchronizaci skladových zásob mezi více Shoptet e-shopy.

DEPOTO k problému přistupuje z pohledu fyzického skladu.

Objednávky z několika e-shopů mohou vstupovat do jednoho společného WMS a být ve skladu zpracovávány jako jeden provoz.

Skladník tak nemusí řešit, ze kterého e-shopu objednávka pochází. WMS ji zařadí do skladového procesu společně s ostatními.

Co když nemáme všechny e-shopy na Shoptetu?

Tady je centralizace pomocí WMS ještě důležitější.

Firma může mít například:

• český e-shop na Shoptetu,
• zahraniční e-shop na Shopify,
• další obchod na PrestaShopu,
• velkoobchodní kanál na jiné platformě.

Z pohledu skladu ale stále expeduje stejné produkty ze stejného regálu.

Nedává proto vždy smysl vytvářet pro každý prodejní kanál samostatný skladový proces.

DEPOTO může fungovat jako společná skladová vrstva nad více e-shopy a různými e-commerce platformami.

Objednávky se sbíhají do jednoho systému, sklad pracuje s jednou zásobou a skladníci používají jeden způsob pickingu a expedice.

Jeden skladník může vychystávat objednávky z více e-shopů současně

Centralizace není pouze otázkou synchronizace skladového množství.

Důležitý je také samotný výkon skladu.

Představme si:

• 5 objednávek z českého Shoptetu,
• 2 objednávky ze slovenského e-shopu,
• 1 objednávku z jiného prodejního kanálu.

Z pohledu skladu může jít o osm velmi podobných objednávek.

DEPOTO je může podle charakteru procesu zahrnout například do jednoho multi pickingu.

Skladník tak nechodí do stejné části skladu několikrát jen proto, že objednávky vznikly v různých e-shopech.

Prodejní kanál a fyzický sklad jsou dvě různé věci. WMS umožňuje skladovou práci organizovat napříč kanály.

A co různé jazyky e-shopů?

U zahraničního prodeje může mít stejný produkt na jednotlivých e-shopech různé názvy.

Zákazník například nakupuje v němčině nebo angličtině, ale český skladník potřebuje při vychystávání jednoznačně vědět, který produkt má vzít.

Centralizované WMS umožňuje oddělit prezentaci produktu zákazníkovi od interního označení používaného ve skladu.

Skladník tak může pracovat se standardizovaným českým názvem, interním kódem nebo čárovým kódem bez ohledu na jazyk konkrétního e-shopu.

Od pickingu rovnou k balení

Po vychystání objednávky práce WMS nemusí končit.

V DEPOTO může objednávka pokračovat na expediční stanoviště.

Zde lze provést druhou kontrolu objednávky.

Pracovník při balení načítá produkty a systém ověřuje, zda odpovídají objednávce.

Tím vznikají dva kontrolní body:

1. správné zboží při pickingu
2. správné zboží při balení

To je užitečné zejména ve skladech s větším počtem podobných produktů, variant nebo vysokým počtem expedovaných objednávek.

Napojení na dopravce

Shoptet nabízí vlastní možnosti práce s přepravou včetně Shoptet Balíků. Při propojení s WMS ale může být expedice součástí jednoho skladového workflow.

DEPOTO je napojené na API podporovaných dopravců a expediční proces tak může navazovat přímo na kontrolu a balení objednávky.

Pracovník nemusí přecházet mezi objednávkou, samostatným portálem dopravce a další aplikací jen proto, aby vytvořil zásilku.

Po kontrole objednávky může následovat:

balení → vážení → vytvoření zásilky → tisk přepravního štítku → expedice.

Co tedy DEPOTO přidává k Shoptetu?

Nejjednodušší je nevnímat DEPOTO jako náhradu skladových funkcí Shoptetu, ale jako další úroveň řízení.

Kdy dává WMS pro Shoptet smysl?

Ne každý e-shop potřebuje samostatný WMS.

Pokud máte několik desítek produktů, nízký počet objednávek a sklad obsluhuje jeden člověk, mohou vám skladové funkce Shoptetu plně vyhovovat.

O WMS má smysl začít uvažovat například ve chvíli, kdy:

• sklad obsluhuje více pracovníků,
• roste počet objednávek a času stráveného pickingem,
• jeden produkt leží na více skladových pozicích,
• potřebujete evidovat šarže nebo expirace,
• potřebujete řídit FIFO nebo FEFO,
• chcete využívat multi nebo batch picking,
• skladníci tráví příliš mnoho času chůzí,
• potřebujete podrobnější dohledatelnost skladových operací,
• chcete při expedici provádět druhou systémovou kontrolu,
• provozujete více e-shopů nebo prodejních kanálů,
• potřebujete sjednotit skladový proces napříč různými e-commerce platformami.

Musím při nasazení WMS opustit Shoptet?

Ne.

Smyslem integrace je právě to, že můžete nadále používat Shoptet jako e-commerce platformu a DEPOTO jako systém pro řízení skladu.

Zákazník nakupuje na vašem stávajícím e-shopu.

Pro skladníka ale objednávka pokračuje do prostředí, které je navržené přímo pro skladové procesy.

Každý systém tak řeší oblast, pro kterou je určený.

Jak vypadá Shoptet + DEPOTO v praxi?

Celý proces lze shrnout velmi jednoduše:

1. Zákazník objedná na Shoptetu.

2. Objednávka se přenese do DEPOTO.

3. WMS vybere vhodnou zásobu a připraví skladovou práci.

4. Skladník vychystává podle pokynů na PDA.

5. Objednávka projde kontrolou a balením.

6. DEPOTO připraví zásilku pro dopravce.

7. Výsledek zpracování se propíše do navazujících systémů podle nastavené integrace.

Pro zákazníka zůstává Shoptet e-shopem.

Pro sklad se DEPOTO stává systémem, který organizuje každodenní fyzickou práci.

Shoptet nebo WMS? Ve větším skladu často obojí

Shoptet nabízí vlastní skladové funkce a pro menší a středně složité provozy mohou být plně dostačující.

S rostoucím počtem objednávek ale může být potřeba oddělit evidenci skladu v e-shopové platformě od detailního řízení fyzického skladu.

Právě zde má své místo WMS.

DEPOTO může nad Shoptetem převzít řízení zásob, pozic, pickingu a expedice a zároveň spojit do jednoho skladu také další e-shopy a prodejní kanály.

Výsledkem není více systémů, mezi kterými musí skladník přeskakovat.

Cílem je přesný opak:

jedno prostředí pro sklad, jeden řízený proces a objednávky ze všech prodejních kanálů na jednom místě.