WMS pro Upgates: jak propojit e-shop se skladem?

Upgates nabízí vlastní skladové hospodářství, ve kterém lze evidovat skladové zásoby, pracovat s více sklady, zadávat skladové pozice nebo naskladňovat zboží pomocí čtečky čárových kódů.

Pro řadu e-shopů je takové řešení naprosto dostačující.

S rostoucím počtem objednávek, produktů a skladníků ale začíná být důležité nejen evidovat stav skladu, ale také řídit samotnou práci ve skladu.

Kterou konkrétní zásobu vyskladnit? Z jaké pozice? Kterou šarži použít? Který produkt expiruje nejdříve? Které objednávky může skladník vychystat společně? V jakém pořadí má projít sklad a jak při balení ověřit správnost objednávky?

Právě v této fázi lze Upgates propojit se specializovaným WMS – Warehouse Management System.

Co znamená WMS pro Upgates?

WMS pro Upgates je skladový systém propojený s e-shopem, který rozšiřuje evidenci zásob o detailní řízení fyzických skladových procesů. Upgates nadále zajišťuje e-shop, produkty a objednávky, zatímco WMS může řídit konkrétní zásoby, skladové pozice, picking, šarže, expirace, kontrolu a expedici.

Nejde tedy o náhradu Upgates.

Oba systémy mají rozdílnou úlohu:

Upgates řeší e-shop a prodej → DEPOTO řídí fyzický sklad a expedici.

Co umí skladové hospodářství Upgates?

Upgates má vlastní skladový modul a není správné jej popisovat pouze jako jednoduchou evidenci počtu kusů.

V rámci skladu lze například:

• evidovat stav skladových zásob,
• pracovat s hlavním a dalšími sklady,
• evidovat skladovou pozici produktu,
• naskladňovat produkty ručně, importem nebo pomocí čtečky,
• pracovat se skladovými zásobami jednotlivých variant,
• automaticky měnit dostupnost podle stavu zásob,
• hlídat produkty pod nastaveným limitem,
• omezit objednání podle dostupného množství,
• pracovat s importy a exporty skladových dat.

Upgates umožňuje také evidovat více skladů. U dalších skladů lze vést množství a pozici produktu.

Otázkou tedy není, zda Upgates skladovou evidenci má. Má. Rozdíl nastává ve chvíli, kdy potřebujete řídit jednotlivé fyzické operace uvnitř skladu.

Evidence skladu a řízený sklad nejsou totéž

Rozdíl lze dobře ukázat na jednoduchém příkladu.

E-shop může evidovat:

Produkt X → 148 ks → pozice A3

Ve fyzickém skladu ale může být situace složitější:

A-03-02: 48 ks, šarže LOT-24031, expirace 30. 11.
B-01-04: 60 ks, šarže LOT-24042, expirace 31. 1.
C-05-01: 40 ks, šarže LOT-24055, expirace 30. 4.

Pokud přijde objednávka na dva kusy, potřebujeme rozhodnout:

• ze které pozice zboží odebrat,
• kterou konkrétní zásobu použít,
• kterou šarži vyskladnit,
• zda dodržet FIFO nebo FEFO,
• jak skladníka na správné místo navigovat.

To už není pouze evidence stavu skladu.

To je řízení skladu.

Upgates vs. WMS DEPOTO

DEPOTO tedy Upgates nenahrazuje. Přidává nad e-shop další vrstvu určenou přímo pro řízení fyzického skladu.

Jak propojení Upgates a DEPOTO funguje?

Zjednodušeně lze celý proces popsat takto:

Upgates → DEPOTO → řízený sklad → picking → kontrola → balení → dopravce

1. Zákazník vytvoří objednávku v Upgates

Z pohledu zákazníka se nic nemění.

Objednávku vytvoří v e-shopu postaveném na Upgates, zvolí dopravu a platbu a dokončí nákup.

2. Objednávka se přenese do DEPOTO

Objednávka následně vstoupí do skladového procesu v DEPOTO.

Skladníci tak nemusí jednotlivé objednávky ručně přepisovat nebo zpracovávat odděleně od ostatních skladových úkolů.

3. WMS pracuje s konkrétní zásobou

DEPOTO může vést podrobnější informace o zásobě potřebné pro řízení fyzického skladu.

Například:

• skladovou pozici,
• šarži,
• expiraci,
• sériové číslo,
• rezervaci,
• historii skladových pohybů.

WMS tak nepracuje pouze s informací o celkovém množství produktu.

4. Systém vybere zásobu k vyskladnění

Pokud je stejný produkt na více místech nebo existuje několik šarží, může WMS podle nastavených pravidel určit, kterou zásobu použít.

Typickým příkladem jsou metody:

• FIFO – jako první se vyskladňuje nejstarší příjem,
• FEFO – jako první se vyskladňuje zásoba s nejbližší expirací.

Skladník tedy nemusí správnou zásobu vybírat podle vlastní zkušenosti.

Šarže a expirace v řízeném skladu

U některého sortimentu nestačí vědět, že máme například 100 kusů produktu.

Potřebujeme vědět, kterých 100 kusů máme.

Typické je to například u:

• potravin,
• kosmetiky,
• zdravotnického materiálu,
• chemických produktů,
• dalšího zboží s omezenou dobou použitelnosti.

DEPOTO může u zásoby evidovat šarže a expirace a využít tyto informace při následném vyskladnění.

Výsledkem není pouze informace:

„Produkt je skladem.“

Ale například:

„Vyskladni 2 kusy šarže LOT-24031 z pozice A-03-02.“

Od objednávky k řízenému pickingu

Dalším zásadním rozdílem mezi skladovou evidencí a WMS je způsob vychystávání objednávek.

Ve skladu není vždy efektivní zpracovávat každou objednávku samostatně.

DEPOTO umožňuje využít různé metody pickingu podle charakteru objednávek:

• single picking – jedna objednávka během jednoho pickingu,
• multi picking – několik objednávek současně do samostatných boxů,
• batch picking – společné vychystání stejných produktů pro více objednávek.

WMS tak neřeší pouze to, co je objednané, ale také jakým způsobem má sklad objednávky efektivně vychystat.

Picking bez papírových seznamů

Skladník může pracovat přímo s PDA nebo jiným mobilním zařízením.

Místo seznamu celé objednávky dostává konkrétní další úkol.

Například:

Pozice: A-03-02
Produkt: Šampon 500 ml
Množství: 2 ks
Vložit do: BOX-004

Pomocí čárových kódů lze ověřit pozici, produkt i cílový box.

Skladník tak nemusí sám plánovat, kam půjde a v jakém pořadí bude položky vychystávat.

Optimalizace cesty skladníka

Ve větším skladu může významnou část času při pickingu tvořit samotná chůze.

Pokud má DEPOTO připravenou mapu skladu, může potřebné skladové pozice seřadit podle jejich skutečného rozmístění.

Pomocí pickovacího hada lze při plánování trasy zohlednit například průchody mezi regály a skutečné možnosti pohybu skladníka.

Systém tedy nemusí pouze seřadit pozice podle jejich názvu.

Může pracovat s tím, jak se po skladu skutečně chodí.

Upgates umí naskladňování čtečkou. V čem jde WMS dál?

Upgates umožňuje při naskladnění používat čtečku čárových kódů. Skladník tak může produkty rychle identifikovat a zvýšit jejich skladový stav.

U WMS je ale skenování čárového kódu součástí širšího skladového procesu.

Systém může například vědět:

• co právě přijímáme,
• kolik kusů bylo přijato,
• jakou mají šarži a expiraci,
• na kterou konkrétní pozici byly uloženy,
• kdo operaci provedl,
• kdy k pohybu došlo.

Čárový kód tak není pouze rychlejší způsob zadání produktu, ale stává se kontrolním prvkem řízeného procesu.

Detailnější historie skladových pohybů

U řízeného skladu je důležité nejen znát současný stav, ale také být schopný dohledat, jak tento stav vznikl.

Upgates má historii změn například u objednávek. Jeho vlastní dokumentace ale u skladu uvádí, že proces naskladňování a výdeje není přímo provázán s příjemkami a výdejkami.

Specializované WMS pracuje s fyzickými skladovými pohyby jako se samostatnými operacemi.

To umožňuje podrobněji dohledat například:

• co se přesouvalo,
• odkud,
• kam,
• v jakém množství,
• kdy,
• kým.

To je důležité nejen při hledání chyb, ale také při inventurách a zpětné dohledatelnosti zásoby.

Inventura v Upgates a ve WMS

Upgates ve své dokumentaci popisuje standardní inventuru pomocí exportu produktů do CSV, fyzické kontroly skladu, úpravy hodnot a následného importu souboru zpět.

Ve WMS lze inventuru postavit přímo nad skladovými pozicemi a mobilními terminály.

Skladník tak může fyzicky projít určené pozice, načíst jejich kód a kontrolovat skutečnou zásobu přímo proti systémové evidenci.

To je důležité zejména u větších skladů, kde inventura není pouze kontrolou celkového počtu kusů produktu, ale také kontrolou toho, na kterých pozicích se zásoba skutečně nachází.

Od pickingu rovnou ke kontrole a balení

Po dokončení pickingu může objednávka v DEPOTO pokračovat přímo na expediční stanoviště.

Zde lze provést druhou kontrolu objednávky.

Pracovník při balení načítá jednotlivé produkty a systém ověřuje, zda obsah zásilky odpovídá objednávce.

Vznikají tak dva kontrolní body:

1. kontrola při pickingu
2. kontrola při balení

To pomáhá omezit záměny produktů a chybně expedované objednávky.

Upgates umí dopravce a tisk štítků

Ani zde není správné tvrdit, že samotný Upgates neumí expedici.

Upgates nabízí několik možností propojení s přepravci a služba Upgates Delivery umožňuje přímo z administrace vytvářet zásilky, tisknout přepravní štítky a sledovat jejich stavy.

Rozdíl DEPOTO je především v tom, že expedice přímo navazuje na předchozí řízený skladový proces.

Objednávka tedy může projít:

picking → druhá kontrola → balení → vážení → vytvoření zásilky → tisk štítku → expedice.

Skladník pracuje v prostředí navrženém přímo pro fyzické zpracování objednávek.

Jeden sklad pro více Upgates e-shopů

Jedním z důvodů pro zavedení centrálního WMS může být také provoz několika e-shopů.

Firma může mít například:

• český Upgates e-shop,
• slovenský Upgates e-shop,
• samostatný e-shop pro další značku,
• velkoobchodní prodejní kanál.

Z pohledu fyzického skladu ale může jít stále o stejné produkty uložené ve stejných regálech.

DEPOTO může objednávky z více e-shopů soustředit do jednoho skladového procesu.

Skladník tak nemusí pracovat odděleně s každým obchodem.

Co když máme e-shopy na různých platformách?

Centrální WMS je ještě důležitější ve chvíli, kdy firma nepoužívá pouze jednu e-commerce platformu.

Může provozovat například:

• jeden obchod na Upgates,
• další na Shoptetu,
• zahraniční e-shop na Shopify,
• další prodejní kanál na PrestaShopu.

Pro sklad není důležité, na jaké platformě zákazník objednávku vytvořil.

Produkt stále leží na stejné skladové pozici.

DEPOTO proto může fungovat jako společná skladová vrstva nad více e-shopy a podporovanými e-commerce platformami.

Objednávky z různých e-shopů lze vychystávat společně

Centralizace objednávek má význam také pro samotný výkon skladu.

Představme si, že máme:

• 4 objednávky z Upgates,
• 3 objednávky ze Shoptetu,
• 1 objednávku z dalšího prodejního kanálu.

Pokud obsahují podobné produkty, není důvod, aby skladník absolvoval tři oddělené cesty skladem pouze proto, že objednávky vznikly v různých systémech.

WMS je může podle nastaveného procesu zařadit například do společného multi nebo batch pickingu.

Prodejní kanály mohou být různé. Fyzický sklad může zůstat jeden.

Více jazykových mutací, jeden sklad

Podobný princip platí pro zahraniční e-shopy.

Stejný produkt může být zákazníkovi prezentován v češtině, slovenštině, němčině nebo angličtině.

Český skladník ale nepotřebuje při každé objednávce řešit jazyk konkrétního obchodu.

V centrálním WMS může pracovat se standardizovaným interním názvem produktu, SKU nebo čárovým kódem.

Objednávky z různých zemí se tak mohou ve skladu zpracovávat jednotným způsobem.

Co DEPOTO přidává k Upgates?

Kdy dává WMS pro Upgates smysl?

Ne každý Upgates e-shop potřebuje samostatný WMS.

Pokud máte menší sortiment, několik objednávek denně a sklad obsluhuje jeden člověk, mohou vám skladové funkce Upgates plně vyhovovat.

O WMS má smysl začít uvažovat například ve chvíli, kdy:

• sklad obsluhuje více pracovníků,
• jeden produkt leží na více pozicích,
• potřebujete detailnější historii skladových pohybů,
• potřebujete evidovat šarže nebo expirace,
• chcete řídit FIFO nebo FEFO,
• chcete používat multi nebo batch picking,
• potřebujete optimalizovat pohyb skladníků,
• chcete zavést druhou kontrolu při balení,
• provozujete více e-shopů,
• provozujete e-shopy na různých platformách,
• chcete oddělit prodejní platformu od profesionálního řízení skladu.

Musím při nasazení DEPOTO opustit Upgates?

Ne.

Smyslem integrace je přesný opak.

Upgates můžete nadále používat jako e-commerce platformu a DEPOTO jako systém pro řízení skladu.

Zákazník stále nakupuje ve vašem Upgates e-shopu.

Objednávka ale následně přechází do prostředí, které je určené přímo pro fyzické skladové procesy.

Jak vypadá Upgates + DEPOTO v praxi?

Celý proces lze zjednodušeně shrnout do několika kroků:

1. Zákazník vytvoří objednávku na Upgates.

2. Objednávka se přenese do DEPOTO.

3. WMS pracuje s dostupnou zásobou a připraví skladovou práci.

4. Skladník vychystává podle pokynů na PDA.

5. Objednávka projde kontrolou a balením.

6. DEPOTO připraví zásilku pro dopravce.

7. Informace o zpracování pokračují do navazujících systémů podle nastavené integrace.

Upgates nebo WMS? S rostoucím skladem často obojí

Upgates nabízí vlastní skladové funkce, které mohou být pro mnoho e-shopů dostačující.

S rostoucím počtem objednávek ale začíná být rozdíl mezi evidencí skladového množství a řízením fyzického skladu stále důležitější.

Specializované WMS může převzít rozhodování o konkrétních zásobách, pozicích, pickingu, pohybu skladníků a následné expedici.

A pokud provozujete více obchodů, nemusí být každý z nich samostatným skladem.

Objednávky z Upgates, Shoptetu, Shopify, PrestaShopu a dalších podporovaných kanálů mohou vstupovat do jednoho společného skladového procesu v DEPOTO.